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Protection des données

Vous avez accès aux services numériques et physiques de la bibliothèque du Learning Center du l’UHAen qualité de :

  • étudiant, doctorant et personnel del’établissement ;
  • étudiant, doctorant et personnel issu d’un des établissements du Réseau des Bibliothèques du site Alsace (ci-après le réseau SEBINA) soit encore :
    • l’UHA
    • la HEAR
    • l’ENSAS
    • l’ENGEES
    • l’UNISTRA 
    • la BNU
  •  lecteur extérieur.

 

Le texte de référence autorisant et encadrant l’utilisation de vos données par la bibliothèque du Learning Center de l’UHA, dans le cadre des activités du réseau informatique lié au logiciel de bibliothèque SEBINA, est le règlement 2016/679 du PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL, relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après RGPD).

 

Vos données personnelles peuvent être utilisées par la bibliothèque du Learning Center. Elles sont issues des différentes bases de données des établissements partenaires du réseau informatique SEBINA ainsi que des divers outils d’exploitation que met en œuvre la bibliothèque (bureautique, UnivOAK, SUDOC).

 

En particulier concernant le réseau informatique de bibliothèques (SEBINA), ces données sont mutualisées par l’UHA via un Web service.

 

Ces données ont été collectées lors :

  • de votre arrivée à l’UHA pour les personnels
  • de votre inscription/réinscription à l’UHA pour les étudiants et lecteurs extérieurs
  • du dépôt des travaux universitaires (publications universitaires).

 

A ce titre, les données utilisées sont limitées respectivement aux besoins de fonctionnement du service de la bibliothèque du Learning Center de l’UHA et du réseau des bibliothèques du site Alsace (SEBINA).

 

Les données utilisées à la bibliothèque du Learning Center de l’UHA sont les suivantes :

 

  • Identité (nom, prénom),
  • Date et lieu de naissance, sexe,
  • Numéro INE (Identification Nationale des Etudiants),
  • Adresse postale résidence et/ou domicile,
  • Adresse postale parentale,
  • Adresse mail,
  • Numéro de mobile,
  • Code-barres, Numéro matricule, Nom d’utilisateur – disponibles sur la carte étudiant,
  • Identifiant SI,
  • Etablissement de rattachement,
  • Catégorie d’usager,
  • Données liées au dossier traité (prise de rdv, réservation d’espace, dépôts, publications).

 

L’exploitation de ces données est nécessaire au fonctionnement de la bibliothèque du Learning Center de l’UHA.

 Ainsi, les finalités de ce traitement de données sont les suivantes :

  • La gestion des services de la bibliothèque du Learning Center,
  • La gestion administrative des services des bibliothèques du site Alsace (services SEBINA).

 

Cette finalité se décline comme suit :

  1. l’accès aux services de la bibliothèque du Learning Center de l’UHA aux étudiants, doctorants et personnels relevant d’un établissement du réseau SEBINA ;
  2. l’accès aux étudiants, doctorants et personnels du Learning Center de l’UHA à l’ensemble des bibliothèques du réseau SEBINA ;
  3. la gestion des prêts propres à la bibliothèque du Learning Center de l’UHA :
    • les réservations,
    • les retraits,
    • les retours,
    • les relances par courrier électronique ou par voie postale,
    • la mise en recouvrement en cas de non-retour,
    • La visualisation du dossier lecteur dont l’historique des prêts.
  4. la gestion des droits aux services de la bibliothèque du Learning Center de l’UHA : ouverture et restrictions de droits applicables uniquement sur le site de la bibliothèque du Learning Center de l’UHA – ce statut n’impacte pas votre situation au regard des autres partenaires SEBINA
Dans le cadre de nos missions nous pouvons également utiliser les données pour des enquêtes statistiques telles que l’ enquête statistique générale auprès des services documentaires de l’enseignement supérieur(ESGBU) ou l’ enquête sur les ressources électroniques(ERE).

 

Vu les finalités :

  • les données des personnes rattachées à l’UHA (personnels, étudiants, doctorants) et des lecteurs extérieurs ont pour destinataires les membres du réseau SEBINA exclusivement,
  • les données de dépôt et de publication ont pour destinataires les plateformes dédiées (UnivOAK, SUDOC).

 

La durée de conservation des données est conforme aux prescriptions des durées d’utilité administrative issues de l’instruction Education Culture DAF DPACI/RES/2005/003 du 22 février 2005.

 

Cette durée peut être raccourcie si, par décision de l’UHA telle ou telle catégorie de données est susceptible d’être supprimé, sans violation d’une durée légale de conservation à caractère personnel et sous condition d’épuisement des finalités du traitement vous concernant.

 

Les durées de traitement dans SEBINA sont décrites comme suit : la durée de traitement de ces données est celle liée à la durée du compte informatique du lecteur.

 

Elle correspond soit à la carrière pour les personnels UHA, soit à la période de scolarité pour les étudiants :

  • Pour les étudiants diplômés : 1 an après la date d'obtention du diplôme
  • Pour les étudiants démissionnaires : fin de l'année universitaire de l'année de la démission
  • Pour les doctorants : 3 à 6 mois après la soutenance de thèse, renouvelable selon le cas
  • Pour les stagiaires : 1 à 3 mois après la fin du stage à l'UHA
  • Pour le personnel (en cas de mutation, retraite) : 1 an après avoir quitté l'établissement (renouvelable selon le cas).
Elle correspond à la durée de validité de l’inscription pour les lecteurs extérieurs (6 mois ou 1 an).

Ce traitement de données à caractère personnel a fait l’objet d’une inscription au registre des traitements de l’UHA telle que prévue au RGPD.

 

En application de l’article13 du RGPD, il est également précisé que :

  • l’UHA, représentée par sa présidence est co-responsable du traitement de la bibliothèque
  • le Learning Center est joignable à l’adresse contact.lc@uha.fr ou par courrier postal 4, rue des Frères Lumière, 68093 Mulhouse Cedex.
  • le délégué à la protection des données désigné est joignable à l’adresse dpd@uha.fr ou par courrier postal : A l’attention du Délégué à la protection des données - 2 rue des Frères Lumière, Bâtiment B 68093 Mulhouse Cedex

 

L’UHA utilise ces données à caractère personnel vous concernant et ce, pour remplir sa mission d’intérêt public d’enseignement supérieur, conformément à l’article 6 1. e ) du RGPD.

 

Sont destinataires des données vous concernant, l’ensemble des services de l’UHA, le Rectorat d'Académie, le Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche, le Ministère des Affaires Etrangères (Etudes en France), les instituts et organes de la statistique soumis au secret conformément à la Loi n° 51-711 du 7 juin 1951 modifiée sur l'obligation, la coordination et le secret en matière de statistique, les universités partenaires, les organismes de Sécurité Sociale, l’Observatoire de la vie Etudiante.

 

Vous avez le droit de demander au responsable du traitement :

  • l'accès aux données à caractère personnel,
  • la rectification ou l'effacement de celles-ci,
  • une limitation du traitement relatif à la personne concernée,
  • de vous opposer au traitement.

Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL : déposer une plainte auprès de la CNIL

L’UHA vous informe qu’elle ne prend aucune décision entièrement automatisée à votre égard dans le cadre du présent traitement.

 

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L'organisme européen qui regroupe toutes les autorités de protection des données des États membres (appelé G29 ou Groupe de travail Article 29) a précisé, dans l’avis 4/2012 (WP194) sur l’exemption de l’obligation de consentement pour certains cookies, quels sont les types de cookies pour lesquels il n’est pas nécessaire d’obtenir le consentement préalable et informé de l’utilisateur. Parmi ceux-ci, les cookies techniques utilisés par ce site sont :

1) les cookies avec des données saisies par l’utilisateur (identifiant de session) pour la durée d'une session ou les cookies persistants limités à quelques heures dans certains cas ;

2) les cookies pour l'authentification utilisés pour des services authentifiés, pour la durée d'une session ;

3) les cookies de session pour la répartition de charge, pour la durée d'une session ;

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