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Protection des données

Informations générales

Vous êtes « usagers » des services (numériques et physiques) du Learning Center de l’Université de Haute-Alsace (UHA) en qualité :

  •  d’étudiant, doctorant et personnel de l’établissement ;
  • d’étudiant, doctorant et personnel issu d’un des établissements du Réseau des Bibliothèques du site Alsace (ci-après le réseau SEBINA) soit encore :
    • l’UHA
    • la HEAR
    • l’ENSAS
    • l’ENGEES
    • l’INSA
    • l’UNISTRA 
    • la BNU
  • de lecteur extérieur (carte BNU par exemple) ;
  • d’auteur, de rédacteur de corédacteur lié à la participation de la bibliothèque à l’expression universitaire.

Le texte de référence autorisant et encadrant l’utilisation de vos données par le Learning Center de l’UHA, dans le cadre des activités du réseau informatique lié système intégré de gestion de bibliothèque (SIGB) SEBINA, est le règlement 2016/679 du PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL, relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après RGPD).

Vos données personnelles peuvent être utilisées par le Learning Center. Elles sont issues des différentes bases de données des établissements partenaires du réseau informatique SEBINA ainsi que des divers outils d’exploitation que met en œuvre la bibliothèque (bureautique, HAL et SUDOC).

 

En particulier concernant le SIGB (SEBINA), ces données sont mutualisées par l’UHA via un Web service.

L’UHA, représentée par sa Présidence est co-responsable de ce traitement.

 

Quelles informations sont collectées ?

Le Learning Center collecte des données à caractère personnel vous concernant pour remplir sa mission d’intérêt public d’enseignement supérieur, conformément à l’article 6 1.e) du RGPD.

A ce titre, les données utilisées sont limitées respectivement aux besoins de fonctionnement du service du Learning Center de l’UHA et du réseau des bibliothèques du site Alsace (SEBINA).

 Les données utilisées par le Learning Center de l’UHA sont les suivantes :

  • Identité (nom, prénom)
  • Date et lieu de naissance, sexe
  • Numéro INE (Identification Nationale des Etudiants)
  • Adresse postale résidence et/ou domicile
  • Adresse postale parentale
  • Adresse mail
  • Numéro de téléphone et/ou mobile
  • Code-barres, Numéro matricule, Nom d’utilisateur – disponibles sur la carte étudiant
  • Identifiant SI
  • Etablissement de rattachement
  • Catégorie d’usager
  • Données liées au dossier traité (prise de rdv, réservation d’espace, dépôts, publications)

 

L’exploitation de ces données est nécessaire au fonctionnement du Learning Center de l’UHA.

 

Pourquoi sont-elles collectées ?

Ces données ont été collectées lors :

  • de votre arrivée pour les personnels et de votre inscription/réinscription à l’UHA pour les étudiants et de votre inscription pour les lecteurs extérieurs ;
  • des prises de rendez-vous à distance
  • du dépôt de travaux universitaires.

 

Les finalités de ce traitement de données sont les suivantes :

  • La gestion des services propres au Learning Center de l’UHA (rdv avec un bibliothécaire, gestion des réservation d’espaces sur Affluences, dépôt et publication de travaux) ;
  • La gestion administrative des services des bibliothèques du site Alsace (services SEBINA).

 

Cette finalité se décline comme suit :

  • l’accès aux services de la bibliothèque du Learning Center de l’UHA aux « usagers »
    • l’accès « usagers » à l’ensemble des bibliothèques du réseau SEBINA ;
    • la gestion des prêts propres au Learning Center de l’UHA :
      • les réservations ;
      • les emprunts ;
      • les retours ;
      • les relances par courrier électronique ou par voie postale ;
      • la mise en recouvrement en cas de non-retour ou de détérioration
      • La visualisation du dossier lecteur dont l’historique des prêts
    • la gestion des droits aux services du Learning Center de l’UHA :
      • ouverture des droits
      • Le blocage des droits et la suspension administrative dans le logiciel de scolarité de l’UHA (APOGEE). Les restrictions de droits ne sont applicables que sur le site du Learning Center de l’UHA – ce statut n’impacte pas votre situation au regard des autres partenaires SEBINA.

 

Dans le cadre de nos missions nous pouvons également utiliser les données pour des enquêtes statistiques telles que l’ enquête statistique générale auprès des services documentaires de l’enseignement supérieur (ESGBU) ou l’ enquête sur les ressources électroniques (ERE).

Partage ou transfert des données vers d'autres entités

  • Les données liées au service de réservation ont pour destinataires exclusifs les personnels habilités de l’UHA en charge du service ;
  • Les données liées aux services de prêt, de consultation, des usagers de l’UHA (personnels, étudiants, doctorants) ont exlusivement pour destinataires les personnels habilités des établissement membres du réseau SEBINA pour ce qui concerne les services communs
  • Les données de dépôt et de publication ont pour destinataires les plateformes dédiées (HAL, Eprints, SUDOC).
  • Toutefois, à propos des données statistiques agrégées qui pourraient être rendues publiques, sont destinataires des données vous concernant, l’ensemble des services de l’UHA, le Rectorat d'Académie, le Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche, le Ministère des Affaires Etrangères (Etudes en France), les instituts et organes de la statistique soumis au secret conformément à la Loi n° 51-711 du 7 juin 1951 modifiée sur l'obligation, la coordination et le secret en matière de statistique, les universités partenaires, les organismes de Sécurité Sociale, l’Observatoire de la vie Etudiante.

Durée de conservation des données personnelles

La durée de conservation des données est conforme aux prescriptions des durées d’utilité administrative issues de l’instruction Education Culture DAF DPACI/RES/2005/003 du 22 février 2005.

Concernant le SIGB SEBINA, la durée de traitement de ces données est celle liée à la durée du compte informatique de l’usager et la situation de vos prêts éventuellement non retournés.

Cette durée peut être raccourcie si, par décision de l’UHA telle ou telle catégorie de données est susceptible d’être supprimée, sans violation d’une durée légale de conservation à caractère personnel et sous condition d’épuisement des finalités du traitement vous concernant.

Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les appliquer ?

En application de l’article13 du RGPD, il est également précisé que:          

  • le Learning Center est joignable à l’adresse  : contact.lc@uha.fr ou par courrier postal : Learning Center - 4 rue des Frères Lumière, 68093 Mulhouse Cedex
  • le délégué à la protection des données désigné est joignable à l’adresse dpd@uha.frou par courrier postal : A l’attention du Délégué à la protection des données - 2 rue des Frères Lumière, Bâtiment B, 68093 Mulhouse Cedex

 

L’UHA utilise ces données à caractère personnel vous concernant pour remplir sa mission d’intérêt public d’enseignement supérieur, conformément à l’article 6 1. e ) du RGPD.

Vous avez le droit de demander au responsable du traitement :

  • l'accès aux données à caractère personnel,
  • la rectification ou l'effacement de celles-ci,
  • une limitation du traitement relatif à la personne concernée,
  • l’opposition au traitement.

 

Pour en savoir plus : les droits pour maitriser vos donnees personnelles

 

Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL : déposer une plainte auprès de la CNIL

L’UHA vous informe qu’elle ne prend aucune décision entièrement automatisée à votre égard dans le cadre du présent traitement.